Universität Wien: Shops für Merchandising, Abschlussfeiern und IT-Hardware mit Uni-Login und SAP-Export

Ausgangsprofil

• Geschäftsmodell: interne und öffentliche Shops einer Universität: Studierende, Mitarbeitende und externe Besucher.
• Branche: Bildung, Zentraler Informatikdienst der Universität Wien.
• Shops: Merchandising, Veranstaltungen (Promotions- und Sponsionsfeiern), IT-Hardware für Mitarbeitende und eine Kursdatenbank-Bezahlstrecke, die inzwischen abgelöst ist.
• Ausgangssystem: bestehende Magento-Shops, deren Code wir 2020 von LimeSoda übernommen haben.
• Schnittstellen: Uni-Login per OpenID Connect, SAP-Export, Jira Service Desk, Zahlung über Worldline.

Ausgangslage

Die Universität Wien wollte Prozesse online abbilden: Fanartikel verkaufen, Abschlussfeiern buchen und IT-Hardware für Mitarbeitende beschaffen. Mehrere Shops mit eigenem Zweck, aber ähnlichen Anforderungen: Anmeldung über das Uni-Konto, Übergabe der Bestellungen an SAP, angepasste PDF-Belege. Seit Anfang 2019 betreut CopeX außerdem den Software-Webshop für Studierende. Im Jahr 2020 haben wir den bestehenden Magento-Code der weiteren Shops von LimeSoda übernommen und auf Magento 2.3 weitergeführt.

Lösung

1. Ein Stand für alle Shops. Die gemeinsamen Teile, etwa das Theme, der Uni-Login und der SAP-Export, liegen in einem eigenen Composer-Repository. Wartung und Updates machen wir dort einmal und nicht pro Shop.
2. Merchandising mit Uni-Login. Studierende melden sich mit dem Web-Login der Universität an, externe Besucher legen ein Konto an. Der Shop hat zwei Kategorien, Bekleidung und Accessoires. Bestellungen gehen seit Februar 2021 per SAP-Export an die Universität.
3. Veranstaltungsshop. Studierende sehen nur die Feiern ihres Studiengangs und wählen Urkundenvariante und Veredelung. Ist ein Termin ausgebucht, tragen sie sich auf eine Warteliste ein und werden benachrichtigt, wenn ein Platz frei wird. Ein eigenes Dashboard mit Hyvä Admin bereitet die Anmeldungen für den Druck auf.
4. Hardware-Shop für Mitarbeitende. Mitarbeitende bestellen IT-Hardware ohne Umweg über eine externe Seite. Fehlt ein Produkt, stellen sie eine Anfrage und laden die nötigen Dokumente hoch. Anfragen und Bestellungen laufen über eine REST-Schnittstelle in Jira Service Desk. Der Shop ging am 10.05.2023 live.

Ergebnis

Die Shops laufen seit Jahren produktiv. Die Wartung der gemeinsamen Teile fällt einmal an statt je Shop, und Bestellungen aus dem Merchandising-Shop gehen per Export an SAP.

• Betreuung: seit 2019, Shops auf gemeinsamer Code-Basis seit 2020.
• Hardware-Shop: Go-live am 10.05.2023, Anfragen und Bestellungen laufen über Jira Service Desk.
• Kursdatenbank-Shop: im Januar 2025 durch die neue Kursdatenbank der Universität abgelöst, danach archiviert.

Quelle: Projektunterlagen und Git-Historie von CopeX, Stand 27.10.2026. Für diese Shops liegen keine belastbaren Vorher-Nachher-Messungen vor, deshalb nennen wir keine Performance-Werte.

Was schwierig war

Wir haben die Shops im laufenden Betrieb übernommen und modernisiert, von Magento 2.2 über 2.3 auf 2.4. Mehrere Shops mussten dabei auf einem gemeinsamen Stand bleiben, obwohl jeder eigene Anforderungen hat. Der Hardware-Shop brauchte zudem eine neu gebaute Anbindung an Jira Service Desk, und der Zahlungsanbieter wurde auf Worldline umgestellt.

Betrieb seit Go-live

Wir pflegen die Shops fortlaufend: Magento-Updates und Sicherheitspatches, Anpassungen am Uni-Login und am SAP-Export, neue Funktionen wie die Warteliste im Veranstaltungsshop. Für den Hardware-Shop besteht ein Wartungsvertrag. Im Veranstaltungsshop arbeiten wir an einem Update auf eine aktuelle Magento-2.4-Version.

Betreibt deine Organisation mehrere Shops mit ähnlichen Bausteinen?

Dann lohnt sich eine gemeinsame Code-Basis und ein klarer Wartungsplan. Im Erstgespräch schauen wir uns an, was bei dir geteilt werden kann.

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Daten & Fakten